Losse tarieven of een totaalprijs

Een fotograaf is bij uitstek een aanbieder van diensten: fotografie-uren, bewerkingsuren, reisuren. Zet je al deze uren in een offerte op een rijtje, zodat de klant precies ziet wat je allemaal gaat doen, of kies je voor een totaalprijs voor het hele project? Aan beide methoden zitten haken en ogen, het belangrijkste is vanuit de klant te denken. 

[tekst: Jeroen Jazet | Bron: Pf 8-2017]

Een fotograaf lost een probleem op voor een opdrachtgever, waar deze dan vervolgens voor betaalt. Heel plastisch gezien vullen we de grijze vlakken op websites, magazines en andere uitingen van de klant. Natuurlijk is dit heel zwart-wit gesteld, maar een opdrachtgever wil altijd worden ontzorgd. Des te meer onderdelen van het vullen van het grijze vlak hij kan uitbesteden, des te meer tijd heeft hij voor het voor hem echt belangrijke werk.
Als een klant een offerte aanvraagt voor een bepaald project - laten we zeggen een reportage van een inspiratiedag - dan wil hij (het liefst snel en duidelijk) twee inzichten: de totale kosten en de zekerheid dat de prijs ook echt de prijs is, zonder bijkomende 'stelpost' clausules. Snel inzicht is essentieel omdat de prijs van de fotografie voor de inkoper een van de vele kosten is die in zijn Excel-sheet van het project moeten worden ingevoerd. Als hij twee fotografieoffertes opvraagt en bij de ene staan alle posten los benoemd, is het lastig of soms onmogelijk om er een enkele post van te maken. Dit wil een klant niet.
De klant moet zijn kostenposten verantwoorden. Alleen daarom is het al handig om een vaste projectprijs te offreren. Daarnaast geeft de vaste offerteprijs je de mogelijkheid om wat zekerheden in te bouwen. Een voorbeeld: bij losse tarieven reken je voor de reportage 8 uur fotografie à € 100,- en 2 uur beeldbewerking à € 85,-, totaal € 970,- excl. BTW. Je klant zal op de dag zelf nagaan of je alle posten ook werkelijk uitvoert. Als je na 6,5 uur genoeg foto's hebt en vertrekt, kan er achteraf discussie ontstaan over de berekende 8 uren. Bij het maken van en projectprijs is dat niet aan de orde. In je eigen berekening tel je de uren, bewerking en dergelijke op. Daarnaast houd je rekening met onvoorziene kosten op zo'n dag. Het kan zijn dat je meer foto's moet maken dan je in twee uur kunt bewerken. Vaak komen er nog wat spontane zaken op die de klant van tevoren niet heeft bedacht. Als je dit ter plekke moet uitonderhandelen, is dat niet heel handig en chique. Beter is om wat marge in je projectprijs in te bouwen om dit soort extra's op te vangen. Je kunt dit bijvoorbeeld als volgt brengen:

  • Fotograferen reportage inspiratiedag, inclusief bewerken van ongeveer 50 beelden, aanleveren en alle andere kosten op deze dag gemaakt:  1220,- excl. BTW. 

Ten opzichte van de andere losse offerte heb je dan € 250,- speling. Je kunt dit natuurlijk in je eigen zak stoppen, maar ook in extra werk. Als dit er echter niet is en je al na 6,5 uur weg kunt, heb je ruimte om de klant meer te bieden dan waar hij om heeft gevraagd, zonder dat dit je extra tijd of geld kost. Je zou bijvoorbeeld een mooie multimediapresentatie kunnen maken met daarin alle 50 foto's. Dit kost je hooguit een uurtje tijd, en levert enorm veel goodwill op bij je klant. Je bent dan lean zonder mean te zijn: je bent efficiënt, maar streeft er niet naar zelf beter van deze efficiëntie te worden. Je stopt het in extra's waar de klant blij van wordt.

Openbaringen
Het is wel zaak dat je als fotograaf inderdaad iets extra's levert en hier ook melding van maakt in je offerte. Vaak vragen inkopers zo'n drie offertes op bij verschillende fotografen, en zullen ze in eerste instantie voor de goedkoopste prijs gaan. Als je in je offerte aangeeft dat dit wellicht niet de meest voordelige keuze is, maar wel de meest professionele, zet ze dat mogelijk aan het denken. Het is dan wel slim om op te sommen wat die extra's zijn. Hierbij is het bij commerciële opdrachten vooral zaak je in de klant te verplaatsen. En dan komen we weer terug bij het ontzorgen. Zorg dat er een paar 'openbaringen' in je offerte staan, waar de klant zelf nog niet aan had gedacht. Een reactie als: 'Inderdaad, dat hoort er natuurlijk ook bij' zou ideaal zijn. Denk hierbij aan zaken als het standaard meeleveren van een quitclaim bij portretsessies, maar ook een lijntje met de webbouwer die jouw beelden verwerkt ontzorgt. De klant heeft meer het idee dat hij een totaalpakket koopt en is daardoor veel meer geneigd om hier een totaalprijs voor te betalen.